ФОРМАЛЬНІ КОМУНІКАЦІЇ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ ПЕРСОНАЛУ: ПОБУДОВА І РЕГУЛЯЦІЯ
УДК 65.051
Гришина В.В., викладач кафедри державного управління, публічного адміністрування та регіональної економіки
ХНЕУ ім. С. Кузнеця
Анотація: Автором визначено зміст формальних комунікацій, визначено аспекти регламентування в управлінській діяльності. Представлена побудова формальних комунікацій в управлінській діяльності персоналу. Обґрунтований склад регламентів управлінської діяльності персоналу, а також запропоновано способи регуляції комунікаційних потоків.
Ключові слова: формальні комунікації, регламенти, регламентація управлінської діяльності.
Abstract: The author defined the content of formal communications, defined aspects of regulation in management activities. The construction of formal communication in the management of the staff is presented. The substantiated composition of the rules of management of the personnel, as well as the ways of regulation of communication flows are proposed.
Keywords: formal communications, regulations, regulation of management activities.
На сьогодні у світі активізується увага до комунікацій. Значення комунікацій полягає в тому, що вона має великий вплив на продуктивність та прибутковість організації, а в іншому випадку вона створює те, що ми називаємо мотиваційною низхідною спіраллю.
Серед вітчизняних вчених, які досліджували комунікації у системі управління в працях яких ґрунтовно проаналізовано проблематика: Бебик В., Босак А., Осовська Г., Рева В., Сагер Л., Лук’янець Т. та інші.
Незважаючи на вагомі дослідження вищезгаданих авторів, є необхідність виділення ключових аспектів питання формальних комунікацій в управлінській діяльності персоналу.
Частіше комунікація розглядається як процес обміну інформацією між двома або більше учасниками в організації [1] та буває формальною та неформальною.
Формальні комунікації в організації має два основних аспекти: побудова комунікаційних потоків, регуляція комунікаційних потоків.
Побудова комунікаційних потоків збігається і відбувається спільно з проектуванням організаційної структури. Призначення формальних комунікацій – регламентувати і нормувати працю персоналу. Основа формальних комунікацій – регламенти [2].
Регламенти фіксують правила і норми формальних комунікацій. Під регламентом ми будемо розуміти сукупність правил, положень, що визначають порядок роботи державних органів, установ, організацій, підприємств. Стосовно до державного управління, необхідно говорити про проектування порядку регламентації управлінської праці, тобто про «оргпроектуванням». Кібанов А.Я. під оргпроектуванням розуміється процес розробки і впровадження проектів раціоналізації управлінської праці і можливостей сучасної організаційної та обчислювальної техніки з метою підвищення ефективності роботи апарату управління [3].
Регламентування в управлінні проявляється в двох аспектах: в статиці та в динаміці. Регламентування в статиці визначає:
- статус ланок системи управління або самої системи,
- цілі і завдання кожної ланки,
- місце в системі управління,
- взаємозв’язку з іншими ланками.
Так, статичні – статути, положення про виробничо-господарських системах і про структурні підрозділи, посади інструкції. Регламентування в динаміці дозволяють визначити використання робочого часу або протікання процесів управління в часі. Регламенти виконання окремих функцій, процедур в процесі управління, розпорядок робочого дня керівників, фахівців та службовців, робота підрозділів апарату управління, регламент нарад – динамічні.
Регламентація управлінської діяльності вимагає визначення сукупності регламентованої документації. Склад регламентів управлінської діяльності персоналу може бути представлений в табл. 1.
Таблиця 1
Склад регламентів управлінської діяльності персоналу
| Елементи системи управління | Види регламентів | Зміст регламентів |
|---|---|---|
| Функції | Схема функціональних взаємозв’язків підрозділів апарату управління | Встановлює ступінь участі підрозділу організації у виконанні управлінських функцій |
| Функціональна матриця поділу праці в підрозділах апарату управління | Встановлює ступінь участі окремих виконавців усередині підрозділу організації у виконанні управлінських функцій | |
| Коефіцієнт централізації функції управління | Характеризує розподіл робіт по виконанню функцій між рівнями управління | |
| Коефіцієнт спеціалізації функцій управління | Характеризує розподіл робіт по виконанню функцій між різними підрозділами на одному рівні управління | |
| Оргструктура | Типові структури апарату управління | Визначають склад і кількість підрозділів апарату управління, їх взаємозв’язок і підпорядкованість для кожної групи організації |
| Нормативи чисельності управлінського персоналу | Кількісне значення різних категорій працівників управління | |
| Норми керованості | Раціональне число працівників, закріплених за одним працівником сфери управління | |
| Процеси | Зведена карта процедур | Визначає повний перелік процедур по функціям управління |
| Структура трудомісткості процедур | Визначає трудомісткість виконання процедур за функціями або операцій по процедурам в залежності від заданого ступеня деталізації | |
| Документограма процесу | Встановлює маршрут проходження певного документа через ланки управління із зазначенням термінів і характеру виконуваної роботи | |
| Інформація | Схема документообігу в системі управління | Встановлює перелік документів, які надходять і виходять, джерело надходження і адресат, періодичність складання документів для окремих підрозділів системи управління |
| Схема інформаційних потоків | Встановлює раціональні зв’язку між джерелами і приймачами інформації та шляхи її циркулювання | |
| Кадри | Штатний розклад | Містить перелік структурних підрозділів апарату управління, найменування і кількість посад в них, розміри посадових окладів |
| Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців і службовців | Містить основні кваліфікаційні вимоги до знань, утворення і стажу роботи управлінського потенціалу | |
| Норми | ГОСТи | Встановлює єдині норми, правила, вимоги до управлінської діяльності |
| Статут організації | Визначає склад, структуру, компетенцію, порядок діяльності | |
| Положення про структурні підрозділи | Встановлює основні права, обов’язки, форми, порядок діяльності, відповідальність і структуру підрозділу | |
| Посадові інструкції | Містить характеристику складу і змісту робіт окремого працівника, його права та відповідальність | |
| Розпорядок дня керівника або фахівця | Встановлює приблизний розпорядок робочого дня |
Система комунікацій, побудована для виконання типових функцій, не може забезпечити рішення усіх завдань управління. Необхідно не тільки побудова єдиної системи зв’язку, визначеної і закріпленої в описаних регламентах, а й регуляція комунікаційних потоків. До способів регуляції комунікацій можна віднести наступне:
- збір оперативної інформації для вирішення нестандартної задачі. Важливо не втратити «додаткову» інформацію і передбачити можливість її включення і зберігання в системі пам’яті організації;
- побудова системи взаємодій для вирішення поточних завдань. Дуже часто наявні регламенти, зокрема посадові інструкції і положення про відділи не забезпечують організацію взаємодій для вирішення поточних завдань;
- регуляція вертикальних комунікаційних потоків зверху-вниз і знизу-вгору. Рух формальної інформації зверху–вниз в основному тісно пов’язане з формальної системою владних повноважень, певною оргструктурою і зафіксованою у відповідній документації – штатному розкладі, положенні про відділи, посадових інструкціях;
- подолання комунікаційних бар’єрів, пов’язаних з нестачею технічної зв’язку, з надмірністю інформації, бар’єр культурних відмінностей, спеціалізації і т. д.;
- регуляція горизонтальних формальних комунікацій через розподіл тимчасових обов’язків в межах компетенції і посадових повноважень службовців;
- організація узгодження рішень. Комунікаційна система повинна забезпечувати можливість для консультування і узгодження рішень: організувати експертизу, забезпечити відповідність законодавству, координацію з діями інших організацій. інформувати учасників процесу про суть пропозиції;
- створення «пам’яті» організації. Необхідно використання системних методів реєстрації та зберігання документів на паперових носіях та з використанням програмного забезпечення – створення системи електронного документообігу (СЕД), завданнями якого є організація і підтримка життєвого циклу електронних документів.
Таким чином, в процесі проведеного дослідження було, на підставі виділених способах регуляції комунікаційних потоків, встановлено значимість формальних комунікацій в управлінській діяльності персоналу.
ЛІТЕРАТУРА
Шпак Н.О. Основи комунікаційного менеджменту промислових підприємств / Н.О. Шпак. – Львів: Вид-во Нац. Ун - ту «Львівська політехніка», 2011. – 328 с.
Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами / М. Армстронг; перев. с англ. под ред. С.К. Мордовина. – [8-е изд.]. – СПб.: Питер, 2004. – 832 с.
Кибанов А.Я. Управление персоналом. Регламентация труда / А.Я. Кибанов, Г.А. Мамед–Заде, Т.А. Родкина. – М.: ИНФРА -М, 2003. – 480 с.